Overal kom je het tegen. Beveiligers of receptionisten die bezoekers hartelijk welkom heten. Hospitality noemen we dat.
Maar wat maakt nou dat iemand zich echt gastvrij ontvangen voelt.
Is dat de ontvangst door een goed gekleed persoon aan een mooie balie?
Of kan het ook iemand zijn die casual gekleed naar u toe komt lopen en bij uw naam aanspreekt op het moment dat u de deur door komt?
Beide uitersten zijn mogelijk, maar waarschijnlijk afhankelijk van het bedrijf of kantoor waar u op bezoek komt.
Het meest voorkomende is de eerstgenoemde beveiliger en/of receptionist die in een net uniform achter een balie zit of staat en u vriendelijk vraagt voor wie u komt.
De vriendelijke woorden “Goedendag mijnheer/mevrouw, wat kan ik voor u doen?” of “waarmee kan ik u helpen?” geven eigenlijk aan dat U degene bent die het initiatief moet nemen en zichzelf moet voorstellen. Tevens moet u dan ook nog aangeven voor wie u eigenlijk komt.
Dit is lang niet altijd niet te voorkomen, vooral in grote gebouwen waar veel bezoekers komen. Het is voor de ontvangende medewerker nagenoeg onmogelijk om op voorhand al iedereen te kennen en meteen te weten met wie deze een afspraak hebben.
Echter kan met een goed aanmeldsysteem al een groot deel worden ondervangen.
Als de bezoeker goed wordt aangemeld met voor- en achternaam, bedrijfsnaam en indien mogelijk de soort auto of zelfs het kenteken kan de receptie medewerker in veel gevallen al een goede inschatting maken wie de bezoeker is.
voorbeeld:
Om 15:00 uur worden er 3 mensen verwacht.
2 heren van bedrijf X voor medewerker A, en een dame van bedrijf Y voor medewerker B.
Dan is het al heel snel duidelijk welke bezoeker(s) voor welke medewerker komen.
Bij binnenkomst kunnen de bezoekers meteen bij naam worden verwelkomt. Indien gebruikelijk krijgen ze hun (persoonlijke) bezoekersbadge en kan meteen worden vermeld dat ze even plaats kunnen nemen tot contactpersoon A of B ze op komt halen.
Indien de betreffende medewerker nog even niet beschikbaar is kan dat worden vermeld en kan een kopje koffie of iets anders worden aangeboden.
Wel of geen balie?
Nu blijft een balie vaak een vreemd ding.
Meestal zit er een verhoogde vloer achter waardoor de beveiliger en/of receptionist zittend al redelijk op ooghoogte komt met de persoon die aan de andere kant staat. Staat de beveiliger/receptionist echter op om iets te overhandigen dan moet het bezoek ineens ver omhoog kijken.
Bij enkele bedrijven ben ik inmiddels situaties tegen gekomen waarbij de balie beperkt is tot een ruime statafel en de ontvangende medewerkers hier omheen kunnen lopen.
Dit geeft ineens een totaal andere beleving en haalt alle barrières weg.
Door deze opstelling en de actieve houding van het personeel kreeg ik bij één van deze bedrijven echt het WOW effect.
Helaas zijn lang niet alle omgevingen geschikt voor deze aanpak, maar waar mogelijk zou ik dit toch echt aanraden.
Meer weten? Neem eens contact op voor een vrijblijvend gesprek.
0 reacties